Klinisch Laboratorium Heilig-Hartziekenhuis Mechelsestraat 24, B-2500 Lier Tel.: 03-491 30 70 • Fax: 03-491 30 89

DocNr DOC.ORG.30	Versie 5		Status Definitief	Auteur Peter Verschoren
Aangemaakt op 05/Feb/2025	Verstuurd op 12/Feb/2025	Geldig van 15/Apr/2025	Geldig tot 15/Apr/2028	Gearchiveerd op

2. Geplande onderbreking

2.1 Voorbereidingen

Biologen & IT Verantwoordelijke labo

• De onderbreking wordt bij voorkeur gepland wanneer er voldoende personeel aanwezig is en de verwachte werkdruk eerder laag is. Eventueel wordt er extra personeel voorzien, dit wordt besproken met de hMLT's en de verantwoordelijke secretariaat.
• Minstens een dag vooraf worden artsen én hoofdverpleegkundigen verwittigd van:
  • De geschatte duur van de onderbreking.
  • De onbeschikbaarheid van de resultatenviewer voor nieuwe resultaten en de manier van doorgeven van de resultaten (zie hieronder):
    • De resultaten voor de diensten IZA, Spoed en OK worden gefaxt. Andere resultaten worden gefaxt indien dit expliciet gevraagd wordt én er een faxnummer is vermeld op de aanvraag. De resultaten mogen, als het mogelijk is, verzonden worden via buizenpost i.p.v. te faxen.
    • Enkel sterk afwijkende resultaten worden getelefoneerd.
  • De wenselijkheid van de aanvragen vroeger, of juist later, te bezorgen. Dit is vooral ook van belang voor de aanvragen voor transfusie!
  • De onbeschikbaarheid van Cyberlab voor elektronische aanvragen en monsterafname. Tijdens de onderbreking wordt er gebruik gemaakt van papieren aanvraagformulieren.
  • De onbeschikbaarheid van Cybertrack.
• Bepalen afhankelijk van het tijdstip en de duur van de onderbreking:
  • Met welke aanvragen manueel wordt verder gewerkt? Bv.: enkel dringende, enkel dringende en aanvragen kritische diensten (i.c. IZA, OK, Spoed, DZH, Verloskunde) ...
  • Het aantal vooraf te nummeren aanvragen bloed, urine, hemoculturen, respiratoire stalen (PCR), ...

• Het secretariaat nummert vooraf dummy aanvragen:
  • Gebruik als patiënt “volgt”
  • Opnametype inbrengen als “amb”
  • Arts: “09999” (= geen verwijzer)
  • Ter hoogte van aanvraag “nood” inbrengen.
  Er zullen etiketten afgedrukt worden voor aanvraagformulier en 5 primaire buizen (EDTA, heparine, serum, citraat en fluoride).
• Er worden ook een aantal dummy urineaanvragen genummerd op dezelfde wijze, maar i.p.v. “nood” wordt “M_URI” ingebracht.
• Bij langere onderbrekingen worden ook een aantal dummy hemoculturen aangevraagd op dezelfde wijze maar ter hoogte van aanvraag wordt “7500” ingebracht (“7502” voor ped. hemoculturen).
• Bij langere onderbrekingen worden ook een aantal dummy respiratoire stalen aangevraagd op dezelfde wijze maar ter hoogte van aanvraag wordt “M_BRP” ingebracht, zodat dringende moleculaire onderzoeken kunnen uitgevoerd worden.
• Indien nodig kunnen er ook andere dummy aanvragen voorzien worden.
• Andere stalen worden manueel uitgevoerd indien dringend (bv. CSV, pleuravocht …) en hoeven niet vooraf aangemaakt te worden: identificeer de stalen met naam, voornaam en geboortedatum.
• De strookjes etiketten worden op volgorde bewaard (per 10 met paperclip).

• Vertrek vanuit het lint 'Administratie' --> 'Invoer' --> 'Reeks orders aanmaken'

• In het tabblad ‘Hoofdpagina’
  • Orderaantal: Het aantal dummy aanvragen dat nodig is.
  • Aanvrager (2e veld): “09999”
  • Aanvraag: “nood”, “M_URI”, "M_BRP", “7500” of “7502”
  • Lay-out korte id: Prefix: “datum” weergegeven als jjmmd; steeds verder nummeren per dag, bv. Als er vanaf 1 tot 15 bloed genummerd wordt, start men bij 16 voor urine enz.
• In het tabblad ‘Patiënten’
  • Dubbelklikken in het veld ‘Persoon toevoegen’, “volgt” ingeven en selecteren.
• Klik op de knop “Genereren”.

• Werk zoveel mogelijk alles op voorhand af.
• Werklijsten worden nagekeken.

• Noteer op de aanvragen het uur van aankomst en kleef de vooraf gedrukte etiketten op aanvraag en bijbehorende monsters. Vergeet niet de identificatie op aanvraag en monsters na te kijken en houd zo mogelijk de identificatie van de patiënt op het monster zichtbaar.
• Niet benutte monsteretiketten worden aan de aanvraag geniet om deze achteraf uit de aanvraag te verwijderen.
• Op bijkomende buizen wordt manueel het aanvraagnummer gezet.
• Op het EDTA-etiket (C, CF, CFR of BG) en het citraatetiket (APTT, PT, fib, DD) worden manueel de gewenste analysen gezet.
• Kopieer de aanvraagformulieren dubbelzijdig en bezorg de kopieën aan het core-lab, urine of andere dringende microbiologische stalen aan bacterio.

• Stalen niet op de pre-analytische toestellen plaatsen.
• In principe wordt enkel gewerkt met de toestellen normaal gebruikt in de wacht. Bij langere onderbrekingen kunnen ook de overige toestellen ingeschakeld worden.
• Deze toestellen worden (indien mogelijk) geprogrammeerd om alle resultaten af te drukken.
• Breng manueel de gevraagde analysen op de toestellen in.
• Bevestig de print-outs van de resultaten aan het aanvraagformulier.
• De resultaten worden genoteerd op een resultatenformulier en doorgegeven aan het secretariaat om te faxen/te bezorgen aan de afdeling. Te faxen resultaten dienen geïdentificeerd met de naam van de patiënt.

• Er wordt enkel verder gewerkt met dringende aanvragen: deze krijgen een aanvraagnummer zoals beschreven in BLB.STK.18: “Manuele werkwijze bloedbank bij al dan niet geplande uitval Glims”.
• Opzoeken bloedgroep en irreguliere antistoffen kan gebeuren via resultatenviewer, indien niet gekend => bloedgroep bepalen.
• Voor een volledige beschrijving van de manuele werkwijze: zie BLB.STK.18.

• Zoek het aanvraagnummer op.
  • Klik rechts en kies ‘Verander object’, kies dan ‘Vervangen door een ander object’, bevestig met 'OK' , breng het opnamenummer in en bevestig met 'OK'.
  • Klik opnieuw rechts en kies ‘Afnametijd wijzigen’. Breng correcte afnamedatum en uur in.
• Open de aanvraag en verwijder alle niet ontvangen monsters.
• Registreer nu alle aangevraagde onderzoeken.
• Breng in het tabblad ‘Order’ de juiste arts in.
• Vraag de monsteretiketten opnieuw op via rechtermuis “Afdrukken etiketten” en kleef de secundaire buisjes en/of opstuurbuisjes en bezorg de buisjes én etiketten voor de moederbuizen aan de MLT’s.
• Zet het teveel aan dummy aanvragen stop.
  • Aanvragen aanduiden met spatiebalk;
  • Rechtermuisknop ‘Status wijzigen’ --> ‘Stopzetten’.
  • Bevestigen met 'Ja'.

• Kijk of na herstel de resultaten automatisch werden doorgestuurd en stuur ze opnieuw door indien dit niet het geval is.
• Breng de resultaten van niet gekoppelde testen manueel in.
• Kleef de nieuwe barcode-etiketten — met identificatie van de patiënt — op de moederbuizen.
• Nadat de primaire tubes correct geïdentificeerd zijn, deze aanbieden op pre-analytische toestellen.
• Controleer of de primaire of de secundaire tubes nog moeten afgewerkt worden op de werkposten.
• Tubes verder afwerken volgens standaardwerkwijze.
• Check POC-testen (bloedgassen en glucoses).

Biologen of IT Verantwoordelijke labo

• Herbereken de korte ID van de orders.
  • Orders selecteren met spatiebalk;
  • Rechtermuisknop ‘Geavanceerd’ --> ‘Korte ID toekennen’;
  • Vink ‘Verplicht’ aan en klik op ‘Toekennen’.
  
  
• Check of automatische mails nog worden doorgestuurd (voornamelijk in geval van migratie).

3. Niet geplande onderbreking

De werkwijze is analoog.

3.1 Tijdens de onderbreking

Biologen & IT Verantwoordelijke labo

• Verwittig artsen én hoofdverpleegkundigen van:
  • De geschatte duur van de onderbreking, indien mogelijk.
  • De onbeschikbaarheid van de resultatenviewer voor nieuwe resultaten en de manier van doorgeven van de resultaten (zie hieronder):
    • De resultaten voor de diensten IZA, Spoed en OK worden gefaxt. Andere resultaten worden gefaxt indien dit expliciet gevraagd wordt én er een faxnummer is vermeld op de aanvraag. De resultaten mogen, als het mogelijk is, verzonden worden via buizenpost i.p.v. te faxen.
    • Enkel sterk afwijkende resultaten worden getelefoneerd.
  • De onbeschikbaarheid van Cyberlab voor elektronische aanvragen en monsterafname. Tijdens de onderbreking wordt er gebruik gemaakt van papieren aanvraagformulieren.
  • De onbeschikbaarheid van Cybertrack.
• Bepalen afhankelijk van het tijdstip en de duur van de onderbreking:
  • Met welke aanvragen manueel wordt verder gewerkt? Bv.: enkel dringende, enkel dringende en aanvragen kritische diensten (i.c. IZA, OK, Spoed, DZH, Verloskunde) ...

• Noteer op de aanvragen het uur van aankomst en de initialen.
• Nummer de aanvraagformulieren chronologisch oplopend: d.w.z. ga verder met de GLIMS-nummering maar laat drie nummers onbenut als buffer.
• Nummer de moederbuizen volledig, d.w.z. het aanvraagnummer gevolgd door het monsternummer in de juiste volgorde:
  • EDTA 01
  • Heparine 02
  • Serum 03
  • Citraat 04
  • Fluoride 05
• Op het EDTA-etiket (C, CF, CFR of BG) en het citraatetiket (APTT, PT, fib, DD) worden manueel de gewenste analysen gezet.
• Nummer de aanvragen voor urineanalyse apart.
• Kopieer de aanvraagformulieren dubbelzijdig en bezorg de kopieën aan het core-lab, urine of andere microbiologische stalen aan bacterio.

• Stalen niet op de pre-analytische toestellen plaatsen.
• Toestellen worden (indien mogelijk) geprogrammeerd om alle resultaten af te drukken.
• Breng manueel het aanvraagnummer met monsternummer en de gevraagde analysen in.
• Bevestig de print-outs van de resultaten aan het aanvraagformulier.
• De resultaten en de initialen van de MLT worden genoteerd op een resultatenformulier en doorgegeven aan het secretariaat om te faxen/te bezorgen aan de afdeling. Gefaxte resultaten dienen geïdentificeerd met de naam van de patiënt.

• Registreer de aanvragen, begin met enkele dummy aanvragen tot aan het aanvraagnummer dat gebruikt werd voor de eerste aanvraag. DIT ORDERNUMMER MOET ABSOLUUT GERESPECTEERD WORDEN: STALEN WERDEN MANUEEL OP DEZELFDE WIJZE GENUMMERD. De registratie gebeurt best door 1 persoon om de juiste volgorde van nummering aan te houden.
• Registreer bij elke aanvraag voor bloedonderzoek eerst de monsters:
  • Registreer opnamenummer van de patiënt.
  • Breng de juiste afname- en opnametijd in.
  • Typ in tabblad ‘Analyse’ in het veld ‘Aanvraag’ “nood”, waarmee alle monstertypes mogelijk bij een bloedafname geselecteerd en de bijhorende stickers afgedrukt worden.
  • Sluit de registratie af met 'F2'.
  • Open het order en verwijder nu alle overbodig geregistreerde monsters en voeg de aangevraagde testen toe.
• Vraag de monsteretiketten opnieuw op via rechtermuis “Afdrukken etiketten”, etiketteer de secundaire buisjes en/of opstuurbuisjes en bezorg de buisjes én etiketten voor de moederbuizen aan de MLT’s.

• Kijk of na herstel en registratie de resultaten automatisch werden doorgestuurd en stuur ze opnieuw door indien dit niet het geval is.
• Breng de resultaten van niet gekoppelde testen manueel in.
• Kleef de barcode-etiketten — met identificatie van de patiënt — op de moederbuizen.
• Nadat de primaire tubes correct geïdentificeerd zijn, deze aanbieden op pre-analytische toestellen.
• Controleer of de primaire of de secundaire tubes nog moeten afgewerkt worden op de werkposten.
• Tubes verder afwerken volgens standaardwerkwijze.
• Check POC-testen (bloedgassen en glucoses).

Gerelateerde documenten

1. SOP.ORG.10: “NOODPLAN LABORATORIUM”
2. BLB.STK.18: “WERKWIJZE BLOEDBANK BIJ AL DAN NIET GEPLANDE UITVAL GLIMS”
3. FORM.ORG.56: "RESULTATENFORMULIER"

DOC.ORG_030.doc